艺术设计学部档案管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 为了进一步加强学部档案工作，推进学部档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护、利用和开发档案资源，为学部建设提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》和其实施办法，以及教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合我学部工作实际制定本规定。
第二条 学部档案工作实行统一领导，分级管理。学部要加强对档案工作的领导，按学校要求完成本部门档案管理和归档工作。
第二章机构设置和职责
第三条 成立由学部领导任组长，相关教研室负责档案工作的兼职档案员任组员的学部档案工作领导小组。同时接受黑龙江东方学院档案馆的业务指导、监督和检查。
档案工作领导小组：
组 长：周伟国
副 组 长：董 颖 王 航
兼职档案员：行政：柯柏玲
教务：王璐璐
学务：林 海、肖忠宇、权 威、赵欣宇
音像：景国军
第四条 学部档案工作领导小组的职责是：贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策，遵守学校档案工作规章制度；建立健全学部档案机构，落实专兼职档案工作人员，落实档案工作所需设备；协调档案工作与学部其他工作的关系，将档案工作纳入学部整体发展规划，促进档案信息化建设与学部其他工作同步发展；负责对学部档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学部档案工作的规划、计划；研究决定学部档案工作中的奖惩，统一协调解决学部档案工作中的重大事项等。
第三章 档案归档和管理
第五条 学部由一名领导分管档案工作，并配备相应的兼职档案员，具体组织、承办本部门档案材料的收集、积累、整理、立卷、归档及移交工作。学部档案工作的基本任务：
1.认真贯彻执行上级颁发的有关档案工作的法令、法规，执行学部有关档案工作的规章制度；
2.将档案工作纳入学部的工作计划、规章制度和有关人员的岗位责任；
3.根据要求，做好学部应归档文件材料的形成、积累、整理、立卷和档案数字化管理的基础工作以及档案的移交工作；
4.加强对学部有关档案工作的宣传教育，不断提高所属人员的档案意识；
5.参加档案馆组织的培训、学习等活动。
第六条 学部兼职档案员队伍应当保持长期稳定，分工明确，领导定期督查。学部要求兼职档案员做到:
1.对档案工作高度重视，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守；
2.具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能；
3.保证归档材料的安全和保密工作；
4.档案材料收集工作及时、到位、完整、准确、系统。具有主动收集、整理本单位亮点工作材料归档的自觉意识；
5.具有主动编研分管部分档案材料的自觉意识；
6.档案整理和移交工作程序和工作质量符合学校档案工作规范；
7.保证档案移交工作不拖拉，兑现按时归档的承诺；
8.留存学部的档案管理符合学校档案工作要求；
9.岗位更换，做到工作交接到位。
10.负责全院大型活动、会议、教学等视频摄录工作的岗位，要按学院要求及时完成摄录影像的编辑、整理、移交工作。
第四章 档案的转递和移交
第七条 各类档案的归档时间
（一）行政、学生、教学按自然年度归档的文件材料形成年的次年5月底前归档；
（二）科研项目档案在项目完成通过鉴定验收后的次年5月底前归档；
（三）教学档案在次年的5月底前归档：
（四）学生人事档案，学生入学后学部保留一年，在次年的10月底前归档；
（五）毕业生合影照在学生离校前归档；其他照片档案在拍摄完成后的次年5月底前归档；
（六）实物类档案随时归档；
（七）接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案随时归档。
（八）其他档案可随时归档。
第八条 归档手续
各类档案的移交、接收必须履行相应的手续，移交档案馆的档案由学部（个人）按学校档案归档要求填写移交目录。移交目录一式两份，交接双方签字盖章。
第九条 各类档案归档范围和保管期限
教学类：黑龙江东方学院艺术设计学部教学类档案归档范围和保管期限表详见附件1
学生类：黑龙江东方学院艺术设计学部学生类档案归档范围和保管期限表详见附件2
影像类：黑龙江东方学院艺术设计学部影像类档案归档范围和保管期限表详见附件3
行政类：黑龙江东方学院艺术设计学部行政类档案归档范围和保管期限表详见附件4
实物类：黑龙江东方学院艺术设计学部实物类档案归档范围和保管期限表详见附件5
第五章 考核与奖惩
第十条 学部建立档案工作考评制度。考评工作在学部档案工作领导小组的领导下开展工作，由学部负责组织实施。
第十一条 学部每年召开一次兼职档案员工作专项会议，总结和布置工作，交流档案工作经验，表彰、奖励成绩突出的部门和个人。
奖励条件是：
（一）在档案的收集、整理、立卷、归档以及档案的保护工作中做出显著成绩的；
（二）在推进档案数字化、智慧化等现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案编研及史料研究中做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第十二条 个人向档案馆捐赠档案史料的，学部档案工作领导小组报请学校予以单项奖励。
第十三条 违反《中华人民共和国档案法》有下列行为之一的，由学校根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；
（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章 附则
第十四条 本规定自公布之日起施行。本规定公布前学部有关档案工作的规定、办法、制度与本规定相抵触的，以本规定为准。
第十五条 本规定由黑龙江东方学院艺术设计学部档案工作领导小组负责解释。
