为保证招投标工作的顺利开展，根据《黑龙江东方学院大宗物品采购招标管理条例》(以下简称“管理条例”)的规定和我院的实际情况，对招标工作中各单位的职责范围和工作程序做如下补充规定，望各单位认真贯彻执行。
一、项目申请人的职责范围
(一)负责填写招标项目的申请报告书：
报告书的内容为：
1.申请招标的项目名称；
2.该项目的申请理由及其可行性论证；
3.该项目的规格、型号、精度等级、功能用途、标准零配件、软件配置、运行环境、验收标准等方面的具体要求；
4.拟选购项目的供应厂商(施工乙方)以及可替代产品的供应厂商的资质证明和业绩表现等有关资料；
5.该项目的经费概预(包括单价、总造价)算；
6.供货(完工)时间的要求；
7.售后保质时间、售后技术服务支持的要求。
(二)负责对申请招标项目的第一步考察
1.邀请参加第一步考察的专家，组成三人以上考察队伍。组织考察队伍进行第一步考察。
2.考察供货厂商(施工乙方)，资质状况、实力状况、供货品质状况；
3.考察供货厂商(施工乙方)服务业绩状况，听取服务对象单位反映(背对背考察)；
4.了解厂商(施工乙方)对付款方式、让利承诺方面的要求；
5.提出第一步考察意见和初步认可厂商(乙方)三至四家。
(三)负责协调解决项目投资经费的落实工作
1.负责编制申请招标项目的概(预)算；
2.与财务处有关同志协调确定投资经费是否有保证；
3.与投标乙方协商付款方式并报告招标会议通过。
(四)负责评标后工作落实
1.负责标后与中标乙方谈判、签定执行合同，并报采购招标办公室一份备案；
2.负责合同各项规定条款的落实；
3.监督中标乙方执行合同情况，特别要抓好工程(产品、设备)的进度与质量。
二、采购招标办公室的职责范围
(一)负责招标的组织工作
1.负责编写招标文件。根据项目申请人提交的招标项目申请报告书编写招标文件，并于招标会议前一周返回招标项目申请人；
2.负责组织对申请招标项目人提出的初步厂商(乙方)进行第二步的考察；
3.负责向招标会议报告申请招标项目的基本情况和请求会议审查确定对参与评标的厂商(乙方)的考察情况；提出确定中标方式(即如何认定其为中标单位)；
4.负责招标会议的组织工作。向主管院长汇报招标会议准备情况，确定会议召开时间、地点，并负责通知参加会议单位和人员等；
5.负责向投标厂商(乙方)发出中标和未中标通知书，并委托项目申请人与中标方签定执行合同；
6.负责整理、保管招标工作会议的材料、存档备查。
(二)负责资金投入和使用成效的审查工作
1.召开招标会议前应对财务处与项目申请人关于投入经费的落实情况审查完毕；
2.申请招标项目厂商(乙方)确定后，对资金投入后的执行情况要进行跟追踪考察；
3.项目施工完成后对资金投入使用成效应做出评估。
三、专家评标小组的职责范围
(一)专家评标小组的组成与组长《管理条例》已有规定，按规定执行即可。如有特殊情况需要变动，必须由招标办公室向主管院长提出申请，经院长批准后方可变动。
(二)负责评标的具体组织工作。专家评标小组长主持评标会议。
(三)组长根据评标会议情况有权决定评标工作是否有效，决定是否重新招标。
(四)组长负责对采购招标办公室、招标项目申请人、专家评标小组成员进行工作监督检查和考核，发现有违犯《条例》行为者，负责履行行政责任(组织纪律)。
四、工作程序
第一步，首先由项目申请人根据职责范围的规定，做好各项准备工作并在评标会议召开前两周向采购招标办公室提出申请报告。
第二步，采购招标办公室认为条件成熟时，向专家评标小组长申请召开评标会议，决定中标单位。
第三步，由采购招标办公室向投标单位(厂商乙方)下达中标与否通知书。
第四步，由项目申请人与中标单位签定执行合同，并上报有关单位负责人。
第五步，项目申请人负责落实合同的有关规定。专家评标小组长(主管院长)负责检查、监督合同执行情况。
